Modul m.údržba je přímou součástí ERP systému QAD a využívá tudíž návazné standardní funkce pro nákup, plánování a řízení výroby, skladování a účetnictví. 

Tento modul je určen pro společnosti, které potřebují plánovat a řídit údržbu strojů a zařízení. Aplikace je určena jak pro firmy, které zajišťují údržbu vlastními zdroji, tak pro ty které využívají služeb externích společností.

Funkcionalita pokrývá procesy preventivní údržby, řízení operativní údržby a umožňuje evidenci a vyhodnocování nákladů spojených s preventivní a operativní údržbou.

Evidence výrobních zařízení

Funkce Definice číselníku strojů a zařízení zajišťuje informace související s jednotlivými evidovanými subjekty údržby. Zařízení je možné uspořádat do hierarchické struktury, která usnadňuje orientaci při vyhledávání vzájemných vazeb.  Každé zařízení je přiřazeno do řady, která určuje automatické nastavení účtů, podúčtů a nákladových středisek při evidenci oprav. Součástí nastavení je i vazba na pracoviště, jehož kapacita má být ovlivněna případnou preventivní nebo operativní opravou. Evidence práce na tomto pracovišti, pak může sloužit jako parametr při nastavování intervalu preventivní údržby.

Ke každému zařízení je k dispozici přes 20 dalších polí pro ukládání specifických informací použitelných i pro vyhodnocování. K zařízení lze přikládat externí soubory s dokumentací a video návody.

Evidence údržbářů

Funkci Definice pracovišť údržby lze využít pro rozčlenění pracovníků údržby do celků, které jsou společně vyhodnocovány (například mechanická dílna, elektro údržba …).

Náhradní díly

Důležité náhradní díly jsou evidovány v podnikovém systému QAD jako artikly a jsou řízeny standardními procesy nákupu na oddělených skladových místech.

Požadavky na náhradní díly jsou generovány procesem plánování dle nastavených bezpečnostních zásob nebo dle příkazů na preventivní údržbu.  Zároveň lze zadat požadavek na náhradní díl ručně. Například vedoucí údržby zadá do QAD požadavek a oddělení nákupu zajistí objednání náhradního dílu.

QAD umožní i nastavení finančních limitů pro nákup náhradních dílů, při jejichž překročení nastartuje elektronický schvalovací proces.

Nákup náhradních dílů probíhá stejně jako nákup materiálu. Méně významné náhradní díly jsou objednávány jako memoartikly bez přiřazení konkrétního čísla artiklu a při příjmu jsou účtovány jako náklady Údržby.  Skladované náhradní díly jsou vydávány na příkazy údržby a tím je QAD zaúčtuje do nákladů údržby příslušného zařízení.

Plánování preventivní údržby

Vedoucí údržby může ke každému zařízení definovat sadu plánů preventivní údržby. Každý plán se může skládat z libovolného počtu kroků. Jednotlivé kroky mají hlavního řešitele a skupinu zástupců pro případné delegování úkolu. Řešitel může být upozorněn na vznik plánované činnosti automaticky zasílaným e-mailem.

Upozornění na provedení preventivní údržby je nastavitelné dle:

• počtu dní od poslední údržby,
• počtu nahlášených hodin na přiřazeném pracovišti,
• dokončeného množství na přiřazeném pracovišti.

Hlášení havarijních stavů

Uživatel, který identifikuje závadu, hlásí do QAD číslo zařízení, řešitele nebo skupinu řešitelů (údržbářská dílna – která bude o vzniku závady informována), stupeň závažnosti a popis závady. Vedoucí údržby pak přiděluje řešení incidentů jednotlivým pracovním skupinám. Podle stupně závažnosti může být definován sled kroků a skupiny uživatelů, kteří budou o vzniku závady informováni.

Evidence práce a nákladů

Pro evidenci práce, spotřeby materiálu a externích služeb odvedených při údržbě jednotlivých zařízení slouží Příkaz na opravu. Příkazy na opravu jsou zakládány z hlášení havarijních stavů, z plánů preventivní kontroly nebo samostatně bez vazby na tyto dokumenty.

Příkaz na preventivní údržbu může být naplánován s libovolným časovým předstihem a jeho součástí může být seznam potřebného materiálu a kapacit. Takovýto příkaz pak ovlivňuje plán nákupu a výroby. 

Na příkaz se eviduje:

• práce interní údržby – možno využít hlášení pomocí čárového kódu.
• spotřeba materiálu,
• prostoj stroje,
• externí služba – evidence přes nákupní objednávky přiřazené k příkazu na opravu.

Reporting

Evidovaná práce, materiál a služby jsou vyhodnocovány po jednotlivých evidenčních číslech zařízení nebo skupinách zařízení. K dispozici jsou podrobné přehledy o vykázaných činnostech a spotřebě náhradních dílů na zařízení. Zároveň QAD všechny evidované transakce automaticky zapisuje do účetnictví a jsou k dispozici v ekonomických přehledech na předem definovaných účtech, podúčtech a nákladových střediscích.

Dle pracovišť údržby a údržbářů jsou k dispozici přehledy provedené práce, četnosti oprav apod.