Každá výrobní firma disponuje poměrně velkým majetkem. Většina tohoto majetku vyžaduje péči, aby se zhodnocoval, aby byl funkční, a aby přinášel potřebnou přidanou hodnotu. Tuto péči má zpravidla na starosti oddělení Údržba, které obsahuje specialisty na elektro opravy, mechanické opravy, stavební a zahradnické práce apod.

Z pohledu údržby můžeme majetek rozdělit na budovy a venkovní plochy, zařízení vyžadující revize, stroje a výrobní linky, které firma používá k hlavnímu předmětu svého podnikání.

Cíle údržby jsou:

• prodloužení a optimální využití života zařízení,
• snížení výpadků zařízení,
• zlepšení provozní bezpečnosti,
• plánování nákladů na provoz zařízení.

Tlak na snižování nákladů ve výrobních firmách často vede i k minimalizaci kapacit údržby a tím i ke snížení objemu údržbářských prací, případně k jejich nakupování z externích zdrojů. Na první pohled viditelným důsledkem jsou zanedbané budovy, které při návštěvě zákazníka rozhodně nepřispějí k získání výhodného kontraktu; ještě horším efektem pak jsou výpadky strojů, které výrazně zvyšují výrobní náklady a škody.

Na nespolehlivých strojích nelze dosáhnout požadovanou kvalitu ani plánovat výrobu, o vícenákladech způsobených nespolehlivými stroji ani nemluvě.

Kde je tedy hranice mezi ještě rozumnými náklady na údržbu a dostatečnou spolehlivostí strojů? Měli bychom si i do oblasti údržby vypůjčit něco z principů štíhlé výroby. Ty říkají: „Odbourejte vše, co nepřináší přidanou hodnotu. Zaměřte se na zefektivňování procesů, které mají nejvyšší přidanou hodnotu. Pro nás musí být důležité to, co považuje za důležité zákazník.“

V praxi se setkáváme se čtyřmi druhy plýtvání v údržbě

1. Defekty – špatně provedená údržba způsobuje nutnost opětovných zásahů údržbářů.
2. Nadbytečné zásahy – provádění údržby tam, kde to není nezbytně nutné.
3. Čekání a zbytečné pohyby – stroj nepracuje, protože čeká na údržbu nebo dodávku náhradního dílu.
4. Zbytečné zásoby náhradních dílů a nářadí.

Ke snížení defektů údržby je nutné vychovávat si zkušené údržbáře a zamezit jejich fluktuaci. Pokud se to nedaří, musíme investovat od stručné a účinné dokumentace strojů a údržbářských postupů a do vzdělávání údržbářů.

Je zřejmé, že Údržba nemůže věnovat stejnou pozornost veškerému majetku a všem strojům ve firmě. To by musela mít obrovské kapacity. Musíme ji tedy zaměřit na ten majetek, který je důležitý pro zákazníky. Který přináší nejvyšší přidanou hodnotu. A to jsou pochopitelně stroje a zařízení, jejichž výpadky přímo ohrožují včasnost a kvalitu dodávek zákazníkům. Stroje, které jsou úzkými místy ve výrobě. Tyto stroje musíme zmapovat a věnovat jim nejvyšší pozornost. V údržbě to znamená zvládnout:

1. Operativní údržbu, kdy reagujeme na hlášené závady a poruchy.
2. Preventivní údržbu, kdy pečujeme o stroj ještě dříve, než dojde k poruše a tím poruchy minimalizujeme. Pro naplánování prevence používáme informace o vytížení stroje.
3. Prediktivní údržbu, kdy rovněž pečujeme o stroj preventivně, ale pro naplánování využíváme monitorování kritických parametrů stroje, např. měření vibrací, spotřeby energie apod. Podnětem k zásahu jsou odchylky od normálu.

Abychom minimalizovali čekání, musíme čas od času analyzovat pohyb údržbářů a optimalizovat umístění zdrojů, tedy údržbářských dílen, nářadí, náhradních dílů, používané dopravní prostředky apod.

Pro údržbu potřebujeme také náhradní díly. I tady je potřeba šetřit, abychom v nich neměli „zakleté“ miliony korun, které by šlo užitečněji použít jinde a také, aby nám nezabíraly drahé skladovací prostory. I tady můžeme uplatnit pravidla štíhlosti: Vytipovali jsme stroje, které vyžadují naši nejvyšší pozornost. Vyberme tedy i náhradní díly pro tyto stroje, které je nezbytně nutné mít skladem, protože jejich dodací lhůty jsou příliš dlouhé nebo je lze jen obtížně na trhu sehnat.

Oddělení údržby má každá střední a větší výrobní firma prostě proto, protože to bez něj nejde. Podíváme-li se do účetních výkazů na náklady na údržbu, zjistíme, že bývají opravdu vysoké. Začneme-li zjišťovat, kam konkrétně tyto náklady byly spotřebovány a kolik času strávili údržbáři jakou činností, velmi často zjistíme, že nikdo neví. Údržba totiž často bývá firma ve firmě. Žije si svým vlastním životem. Záznamy vede na papírech, v lepším případě v SW, který si sama koupila bez ohledu na IT strategii firmy. A při tom největší rezervy v efektivitě údržby jsou právě ve spolupráci s ostatními procesy:

• s operátory ve výrobě, kteří provádějí část pravidelné údržby vlastními silami,
• s nákupem, který zajistí náhradní díly,
• s evidencemi výroby, které dodávají informace o vytížení strojů,
• s plánováním, které vytížení strojů plánuje a potřebuje znát i plánované odstávky kvůli preventivní údržbě,
• s účtaři, kteří náklady na údržbu rozklíčují a dokážou doporučit vhodné investice do nových strojů, …

Taková synergie napříč procesy může fungovat, jedině když ji podpoříme sofistikovaným SW pro řízení údržby. Tento SW ale nemůže být izolovaný od ostatních procesů, musí být velmi dobře integrovaný s podnikovým ERP systémem nebo ještě lépe, musí být jeho přímou součástí.

Vedení podniku a vedoucí údržby potřebují sledovat klíčové parametry údržby. Patří sem samozřejmě náklady na údržbu, ale nestačí celkové číslo. Náklady na údržbu je nutné dokázat rozdělit na náklady na náhradní díly, na práci údržbářů, na nákup externí údržby a současně je potřeba je dokázat přiřadit konkrétním strojům a sledovat trend v čase. Dalšími parametry pro měření efektivity údržby jsou MTBF (Mean Time Between Failures – střední doba mezi poruchami), MTTR (Mean Time To Repair - střední doba opravy nebo obnovy), OEE (Overall Equipment Effectiveness) a další.