Definice zásob z pohledu controllingu

Zásoby tvoří v rozvaze spolu s pohledávkami, peněžními prostředky a krátkodobým finančním majetkem skupinu oběžných aktiv. Skládají se z materiálu, nedokončené výroby a polotovarů, výrobků a zboží (artiklů nakoupených za účelem prodeje).

Účtování zásob

České účetní standardy definují 2 metody účtování o zásobách:

• Metoda A – průběžný systém: Během účetního období se průběžně účtuje o pořizování zásob, příjmu zásob na sklad a výdejích zásob do výroby.
• Metoda B – periodický systém: Během účetního období se veškeré výdaje na pořízení zásob účtují do spotřeby a na konci účetního období se dle inventury přeúčtují stavy zásob na účty zásob.

Ocenění zásob

Česká legislativa požaduje, aby příjmy zásob byly oceněny skutečnou pořizovací cenou, tedy kupní cenou + vedlejšími pořizovacími náklady.

Výdeje zásob pak můžeme ocenit:

• skutečnou pořizovací cenou,
• váženým aritmetickým průměrem,
• FIFO metodou (cena je spojena se skladovanými kusy a první vydávané kusy musí mít cenu prvních nakoupených kusů).

Moderní informační systémy se snaží využívat metody účtování zásob a ocenění zásob k efektivnímu controllingu. Proto preferují metodu A, která dává průběžné informace o zásobách.

U ocenění zásob je nutné zvolit cestu, která umožní efektivní controlling v dynamickém obchodním prostředí. Je běžné, že potřebujeme přijímat a vydávat zásoby v době, kdy ještě nemáme v k dispozici ani fakturu od dodavatele natož pak faktury za dopravu. Pokud chceme správně ocenit skladové pohyby např. váženým aritmetickým průměrem nebo FIFO cenou, musíme s jejich evidencí počkat, až chybějící účetní doklady přijdou. To vede ke zpoždění evidence příjmů a výdejů do IS a způsobují špatnou funkci plánování a řízení výroby. Druhou možností je včasná evidence skladových pohybů s následným zpožděným doúčtováním rozdílů při pořízení účetních dokladů zpětně k datumům příjmů a výdejů, které již skladníci s danými zásobami provedli. To způsobuje, že nikdo v účetnictví neví, které údaje už jsou platné a které se budou ještě měnit.

Řešením všech výše uvedených problémů je ocenění zásob pevnou (standardní) cenou a využití odchylkové metody. Při příjmu zásob na sklad nepotřebujeme účetní doklady. Systém ocení příjem předem určenou pevnou cenou + odchylkou proti ceně z nákupní objednávky. Až přijde faktura, případný rozdíl proti objednávce systém doúčtuje jako další odchylku k aktuálnímu datumu evidence faktury. Na pozadí můžeme mít sekundární nákladovou soustavu, která informativně přepočítává hodnotu zásob artiklů váženým průměrem. Do ní lze rozpočítávat vedlejší pořizovací náklady např. na dopravu dle množství, ceny nebo hmotnosti položek. Výdeje pak mohou probíhat průběžně v momentě fyzických skladových pohybů, protože systém je ocení pevnou (standardní) cenou. Odchylky vzniklé při příjmu a likvidaci faktur může systém účtovat do spotřeby nebo do zásob. Při účetní závěrce (měsíčně nebo ročně) provede systém přecenění zásob váženým průměrem a odchylky rozúčtuje na správné cílové účty.

Tato metoda umožňuje efektivní práci skladníků a současně poskytuje controllingové informace o nákupu. Vidíme, jak nákup zlepšil nebo zhoršil předpokládaný zisk firmy. Podobně můžeme oddělit vliv na zisk i ve výrobě a v prodeji.

Cíle controllingu zásob

Hlavním strategickým cílem by mělo být ušetřit finanční prostředky a zajistit bezproblémovou výrobu. Tento cíl je potřeba rozpracovat na taktické cíle, na jejichž plnění budou dohlížet jednotlivá oddělení firmy. Problémem je, že taktické cíle mohou být ve vzájemném rozporu.

Například snaha snížit zásoby kvůli minimalizaci vázanosti kapitálu může komplikovat hladkou výrobu při výpadcích dodávek od dodavatelů nebo výpadcích výrobních zdrojů a současně může prodloužit dodací lhůty a způsobit skluzy při dodávkách zákazníkům. Přílišný tlak na snižování zásob omezuje také využívání množstevních slev při nákupu, spekulativní nákupy (nákupy za dočasně výhodné ceny) a zvyšuje náklady na dopravu.

Proto je nutné průběžně vyhodnocovat, jak taktické cíle přispívají k plnění cílů strategických.

Příklady metrik zásob

K nejčastějším ukazatelům patří vyhodnocování obrátky zásob vždy za sledované období:

• Obrátka zásob = tržby / průměrné zásoby
• Doba obratu zásob = průměrné zásoby / náklady na prodané výrobky x počet dnů měření nákladů

Tyto ukazatele lze hodnotit i za vybrané skupiny artiklů dosazením místo tržeb výdeje či expedice dané skupiny v nákladech.

Pro selektivní přístup k zásobám je užitečná analýza ABC, která porovnává množství zásob a jejich hodnotu. Často se stává, že malá část zásob tvoří velkou hodnotu a pokud se na ni zaměříme, dosáhneme s menším úsilím velkých efektů.

Rozlišujeme třídy A (zásoby tvořící 75% celkového obratu a 5% z celkového počtu položek), B (20% obratu a 20% z počtu) a C (5% z obratu a 75% z počtu).

Roztřídění artiklů do tříd A, B a C zajistí automaticky informační systém. Dle nich pak můžeme řídit cyklické inventury a nákupy.