Klasický způsob zajišťování materiálu pro výrobní firmu spočívá v tom, že nákupčí vytváří nákupní objednávky a odesílá je dodavatelům. V případě pravidelného objednávání ještě přidává dodavatelský rozvrh – předpověď budoucích objednávek rozepsaných v množství a čase, aby se mohl dodavatel připravit na budoucí jemné odvolávky.

Dodavatel pak dodává materiál s dodacími listy a skladník ve vazbě na objednávky eviduje příjemky a zpravidla i označuje zásoby vlastními štítky s čárovými kódy, aby umožnil skenování materiálového toku v následných vnitrofiremních procesech.

S pokračující digitalizací přichází i snaha automatizovat proces nákupu. Nejde o nic nového. V automobilovém průmyslu se elektronická komunikace v dodavatelském řetězci uplatňuje již přes deset let. Pokrok je ale v masivním rozšiřování tohoto fenoménu napříč průmyslovými odvětvími.

Průmysl 4.0 v procesu nakupování rozlišuje dva zásadní nástroje: EDI (Electronic Data Interchange) a Nákupní portál.

EDI je nejpokročilejším způsobem komunikace v dodavatelském řetězci, protože automatizuje lidskou činnost na obou stranách – u objednatele i dodavatele. Zjednodušeně se dá říci, že v případě EDI spolu o nákupech a dodávkách komunikují přímo informační systémy objednatele a dodavatele bez zásahu člověka. To ale vyžaduje, aby obě firmy používaly moderní ERP systémy, které jsou schopné takto pokročilé EDI používat. a bohužel, takových podnikových systémů a jejich dodavatelů schopných EDI komunikaci zprovoznit je na českém trhu stále jako šafránu.

Pokud máte pokročilý ERP systém, ale vaši dodavatelé EDI neovládají, existuje jednoduchá alternativa – Nákupní portál. Nejedná se sice o oboustrannou automatizaci lidských činností, ale můžete automatizovat alespoň svou práci a dodavateli můžete poskytnout nový komunikační nástroj. Podmínkou je, aby váš ERP systém nákupní portál obsahoval a abyste měli váhu zvoleným dodavatelům nařídit jeho používání.

Nákupní portál je internetový nástroj, který zobrazuje nákupní objednávky příp. dodavatelské rozvrhy vašim dodavatelům, místo obvyklého zasílání těchto dokladů mailem. Podporuje i VMI (Vendor Managed Inventory) – řízení zásob dodavatelem. Jde o variantu, kdy dodavateli vizualizujeme stav zásob a on sám řídí jejich doplňování. Zásoby přitom mohou, ale nemusí, být nastaveny jako konsignační, tedy až do spotřeby ve vlastnictví dodavatele. Aby dodavatelův prodejní referent nemusel neustále údaje na portále sledovat, umí portál automaticky upozorňovat zvolené lidi mailovými alerty na každou monitorovanou změnu údajů. Dodavatel pak připraví dodávku a při expedici zadá do našeho portálu strukturu balení (může začít kontejnerem, pokračovat boxy a pak materiály, množstvím a šaržemi) a portál mu vytiskne štítky s čárovými kódy pro kontejnery a boxy. Díky tomu vidíme v našem ERP systému nejen stav zásob a z objednávek plánovaných příjmů, ale získáváme i spolehlivou informaci o tom, že materiál je již na cestě. Navíc při příjmu nemusí skladník zásoby reetiketovat, ale může rovnou skenovat štítky kontejnerů. Výhodou je shodný formát. A ERP systém již zná z portálu jejich obsah, takže umí provést detailní příjem na sklad v celé struktuře dodavatelem definovaného balení.

Zkrátka mnoho přínosů a implementace přitom není náročná. Aktivujete v ERP systému svůj nákupní portál, označíte materiály a jejich dodavatele, které chcete přesměrovat na komunikaci přes portál a dodavatelům zašlete přístupová práva pro přihlášení do vašeho nákupního portálu. Dodavatel může použít jakýkoli internetový prohlížeč. Nepotřebuje žádné instalace SW ani školení. Prostředí portálu je jednoduché a intuitivní.