Jedna podnikatelská moudrost říká: „Ohlídej si nákup a nemůžeš zkrachovat.“ Dnes to platí oběma směry: Je potřeba udržet nízké zásoby a jejich správné rozložení, aby zbytečně nevázaly finanční prostředky a současně je potřeba zajistit včasný nákup materiálu tak, aby nebyla zastavena výroba z důvodu nedostatku materiálu. To druhé je při současných výpadcích v dodavatelských řetězcích velmi aktuální problém a věnujeme se tomu v samostatném článku.

Nákup lze rozdělit na strategický a operativní

Strategií by se měl zabývat ředitel nákupu, nebo zvláště v holdingových firmách specializované oddělení.

Cílem je získat stabilní, dlouhodobé, spolehlivé a ekonomicky výhodné dodavatele. Proč? Tvrdým tlakem a krátkodobými kontrakty možná získáme nejlepší cenu, ale když pak přijde krize, krátkodobý partner nám nepomůže. Navíc dlouhodobý dodavatel je nám často schopen pomoci i s vývojem nových výrobků nebo s jejich marketingem. Podkladem pro strategický nákup je strategické plánování, které dle dlouhodobého plánu prodeje a výroby propočítá budoucí potřebu materiálů a surovin (více viz. předchozí číslo časopisu Zaostřeno na PLÁNOVÁNÍ). Dle této potřeby jsou pak uzavírány kontrakty na klíčové položky. V informačním systému se výsledky strategického nákupu zadávají formou nákupních ceníků, rámcových nákupních smluv a dodavatelských čísel. Díky ceníkům nákupčí vědí, od koho a za kolik mohou nakupovat, v rámcových smlouvách je možné podchytit i závazek firmy, kolik materiálu od dodavatele ve smluvním období odebereme za poskytnuté výhodnější nákupní podmínky a dodavatelská čísla s dodavatelskými názvy materiálů umožní snazší komunikaci s dodavateli. Každá evidovaná nákupní objednávka v systému sníží zbývající smluvní závazek k odběru, takže průběžně vidíme, kolik je ještě potřeba nakoupit a dodavatelská čísla a názvy systém bude automaticky tisknout do nákupních objednávek, takže jim bude dodavatel lépe rozumět a dokonce je bude možné i zadávat do příjemek a ERP systém si je automaticky přeloží na naše interní číslování.

Operativní nákup zajišťuje včasný nákup konkrétních materiálů a surovin. Zajišťují jej nákupčí dle střednědobého plánu (viz. předchozí číslo časopisu Zaostřeno) a operativních požadavků. Nákupní požadavky z plánovacího procesu jsou již systémem optimalizovány kumulacemi v čase a zaokrouhlením na optimální dávky dle parametrů, které k jednotlivým materiálům nákupčí udržují. Stačí je tedy jednoduše transformovat do nákupních objednávek a nákupčí se vyhne pracným ručním evidencím. To se však týká pouze přímých materiálů, jejichž požadavky lze systémově plánovat.

Výrobní firmy však nakupují i režijní materiály, náhradní díly, pomůcky a investice. Někdy jsou tyto kanály ponechány na cílových odděleních, která nákupy provádějí mimo systém. Stále častěji si však vedení firem uvědomují, že jimi protéká obrovské množství peněz a nelze je nechat bez systémové kontroly. Proto podporují ERP systémy i ruční evidenci nákupních požadavků a pak stejně jako u přímých materiálů jejich transformaci do nákupních objednávek. Aby byl nákup pod kontrolou, lze definovat pravidla elektronického schvalování požadavků. Ty se většinou odvíjejí od žadatelského střediska, řady artiklů, projektu či typu práce a výše částky. Systém pak umožňuje nastavit různá pravidla pro různé kombinace uvedených dimenzí a pro každý nový požadavek automaticky určí schvalovatele, vygeneruje na ně schvalovací úkoly a teprve kompletně schválený požadavek postupuje k nákupčímu do fáze objednávání. Schvalování je možné na PC i mobilních zařízeních a umožňuje vkládání komentářů, takže je celý proces zároveň zdokumentován.

Objednávání někdy předchází poptávkové řízení. Nákupní objednávka na rozdíl od nákupního požadavku je vlastně smlouva s dodavatelem, kdy, co a za jaké peníze nám bude dodávat. Pokud bychom na ní uvedli nulovou cenu, jak se někdy stává, umožnili bychom dodavateli fakturovat jakoukoli částku a zbavili bychom se možnosti kontroly nákladů. Proto informační systém umožňuje z nákupního požadavku vytvořit poptávku a rozeslat ji mailem na všechny potenciální dodavatele. Příchozí nabídky pak může nákupčí do systému evidovat ve formě ceníků a příp. komentovat, kterou si zvolil pro objednání a proč.

Proces nákupu se liší i dle typů výrob

Nákupy pro projektovou výrobu jsou často adresně svázány s konkrétním finálním výrobkem a je potřeba k němu vztáhnout i skutečné náklady. Proto systém přebírá z nákupního požadavku do objednávky a pak do faktury číslo zakázky nebo projektu. Tím je zajištěno, že každý zná cílový výrobek, pro který se materiál objednává a systém zároveň na pozadí zaúčtuje skutečné náklady na daný projekt. u nákupů pro opakovanou výrobu je spíše tlak na optimalizaci nákladů. Proto již plánování probíhá neadresně s optimalizací nákupních požadavků napříč zakázkami. Pokud nakupujeme často stejné materiály od stejných dodavatelů, je lepší místo nákupních objednávek použít dodavatelské rozvrhy. Plánovací proces nám totiž poskytuje informace nejen o tom, kolik je potřeba koupit zvoleného materiálu nyní, ale i předpověď, kolik jej bude potřeba k  budoucím datumům. Chytré informační systémy pak umožňují tyto informace překlopit do jemných odvolávek („objednáváme …“) a forecastů („připravte k dodávce …“). Dodavatel tedy může lépe plánovat své procesy a přesněji reagovat na naši poptávku, aniž by musel tvořit bezpečnostní zásoby a tudíž zvyšovat náklady. S rostoucími náklady na dopravu může být užitečná i funkce pro seskupování nákupů od více dodavatelů dle tras do tzv. „milkrunů“.

Zvláštní oblast tvoří nákup kooperací. ERP systém musí umět z pracovních postupů plánovat a generovat požadavky na kooperace. Nákupní objednávky kooperací musí mít vazbu do výroby, aby při příjmu z kooperace došlo rovnou k posunutí kooperovaných kusů na následující operaci. Samozřejmostí je kontrola zásob či rozpracovanosti odvezené ke kooperantovi a přivezené zpět.

Pokud je komunikace s dodavateli častá, je vhodné ji v duchu průmyslu 4.0 automatizovat. Proto pokročilé ERP systémy obsahují elektronickou EDI komunikaci pro přímé napojení systémů dodavatelů nebo nákupní portál pro připojení nákupčích dodavatelů do našeho systému. O tom však píšeme více v jiné kapitole tohoto časopisu.

Na nákupní objednávky či dodavatelské rozvrhy přímo navazují příjmy na sklad. Každý příjem musí už skladník napárovat na tyto dokumenty, aby měl plánovací proces nákup pod kontrolou a aby byla umožněna následná automatizace likvidace došlých faktur. Systém zajišťuje tříbodovou kontrolu. Porovnává množství a cenu z nákupní objednávky, příjemky a faktury. Při překročení limitních hodnot varuje a zároveň generuje nákladové odchylky. Tím brání hned v zárodku nechtěným chybám a pomocí odchylek signalizuje controllingu, kde se podařilo ušetřit, nebo kde vznikly vícenáklady proti předpokládaným standardním nákladům použitým v plánové kalkulaci nákladů na výrobek, nebo kde dodavatel nedodržel hodnoty domluvené a zaevidované na nákupní objednávce. Dalším předmětem kontroly je porovnání termínů z objednávky a datumů příjmu, příp. informace o nekvalitě.

Jaké ukazatele tedy může informační systém poskytnout pro řízení nákupu?

Porovnáním požadavků z plánu výroby s nákupními objednávkami informuje o potenciálních skluzech v dodávkách. Porovnáním termínů z objednávek s datumy příjemek vyhodnocuje včasnost dodávek a upozorňuje na reálné skluzy v dodávkách. Tříbodovou kontrolou cen a množství na objednávkách, příjemkách a fakturách dostáváme pod kontrolu úplnost dodávek a nákladové úspory či ztráty, příp. nekorektní cenovou politiku dodavatelů. a lze hodnotit i výkonnost nákupčích z různých úhlů pohledu.

Zkrátka, provázanost procesů od plánování, přes cenotvorbu, poptávky, požadavky na nákup, objednávání, příjmy až po likvidaci faktury dokáže uspořit mnoho peněz a nákladů a současně poskytuje tolik potřebné údaje pro řízení celého oddělení nákupu.

Pokud by vás zajímalo řešení nákupních procesů v konkrétním informačním systému, registrujte se na náš webinář Zaostřeno na nákup nebo si objednejte školení od Minervy, např. Účtování v logistice, Intrastat automatické vykazování, Zákaznické a dodavatelské rozvrhy nebo MMOG/LE – logistické standardy automotive.