O společnosti

Zaostřeno na průmysl

Z historie

Nejdelší outsourcingové služby v nábytkářské firmě JITONA

19.3.2020

Michal Kouba, outsourcing & cloud manager, Minerva Česká republika, Zdeněk Smísitel, IT manager, JITONA

Společnost JITONA a.s. je největší tuzemská firma vyrábějící a exportující nábytek. Jitona navazuje na tradici nábytkářských firem Tusculum Rousínov a Spojených umělecko- průmyslových (UP) závodů Brno, založených v roce 1920. Spolupráce společností JITONA a Minerva sahá do roku 1996. Tehdy vznikla potřeba výměny původního systému vytvořeného zaměstnanci JITONY.

Ze zpětného pohledu (v roce 2000) byla implementace systému ERP QAD hodnocena vedením společnosti takto:  „Jako každá výrobní firma, která vymění celý informační systém, jsme chtěli, aby nám byl software přizpůsoben. Naši pracovníci byli zvyklí pracovat určitým způsobem a podle určitých procesů se starým systémem a samozřejmě nechtěli všechno úplně změnit. Proto jsme požadovali po Minervě programové úpravy ve výrobních i občas ekonomických modulech, které komplikovaly celou implementaci a byly dokonce většinou zbytečné.  Domníváme se, že je to ale typický případ u firem jako Jitona, kde se drasticky mění podnikové IS,“ říká ředitel závodu Ing. Pavel Kodat a pokračuje „Naštěstí spolupráce s Minervou byla na vysoké úrovni a založili jsme s nimi velmi pevné partnerství.“

V roce 1997 zajišťovalo provoz informačního systému v JITONĚ šest pracovníků IT oddělení umístěného na ředitelství společnosti v Soběslavi. Došlo zde několikrát k výměně pracovníků a vedení společnosti řešilo problém hledání náhradních kapacit. V roce 2000 nabídla Minerva JITONĚ program rozšířených služeb. Obsahem služeb bylo zajištění provozu informačního systému QAD při zachování dosavadní úrovně nákladů. Součástí nabídky byl i plán postupného převodu celého informačního systému do režimu outsourcingu. Z důvodu hladkého průběhu přechodu bylo nabídnuto postupné zavádění outsourcingu.

Prvním krokem byl outsourcing ERP systému formou rozšířených služeb.  Služba byla uvedena do provozu v roce 2001 a zahrnovala správu (údržba uživatelů, definování tiskáren, instalace, zálohování) aplikací QAD a PaM (personalistika a mzdy), konzultace zajištění informatické podpory podnikových procesů, školení uživatelů, programové úpravy. Součástí byla i údržba dvou serverů umístěných na ředitelství. Správa systému byla prováděna vzdáleným přístupem a pravidelnými návštěvami na místě v týdenních intervalech.

Vzhledem k tomu, že se výše popsaný model osvědčil, přistoupily obě společnosti k dalšímu stupni rozšíření spolupráce. Od dubna 2002 byla do programu rozšířených služeb zahrnuta i správa poštovního serveru, intranetového serveru a datových serverů na závodech (sloužících pro rychlý přístup ke sdíleným dokumentům a pro archivaci dat z koncových stanic).

Fungování outsourcingu

V současnosti má JITONA přibližně 700 zaměstnanců, kteří pracují ve třech lokalitách Klatovy, Soběslav a Třebíč. ERP QAD spolu s dalšími aplikacemi důležitými pro provoz firmy je provozován na serverech v cloudovém centru Minervy v Táboře. Podpora koncových uživatelů v lokalitách je zajištěna prostřednictvím služeb Service Desku Minervy vzdáleně, nebo během pravidelných návštěv pracovníků technické podpory na místě. Pracovníci technické podpory Minervy navštěvují průměrně dvakrát týdně každou lokalitu.  O každém zásahu je evidován záznam v IS Minervy.

Ze strategického hlediska je provoz outsourcingu řízen na vrcholné úrovni řídicí radou vztahu, v níž jsou zástupci TOP managementu JITONY a Minervy. Řídicí rada na pravidelných schůzkách hodnotí úroveň poskytovaných služeb a plánuje rozvojové činnosti.

Přínosy outsourcingového řešení z pohledu JITONY:

  • Jednodušší organizace
    od podpisu první outsourcingové smlouvy má společnost JITONA a.s. v pracovním poměru pouze dva zaměstnance zabývající se problematikou IT, manažera informačních technologií a správce databáze. Veškeré odborné činnosti IT jsou zajišťovány dle outsourcingové smlouvy pracovníky poskytovatele outsourcingu.
  • Zastupitelnost a specializace pracovníků zajišťujících provoz IS
    v roce 2005, kdy byla podepsána první outsourcingová smlouva, zaměstnávala společnost JITONA a.s. 5 pracovníků, kteří se v rozsahu celého pracovního času věnovali problematice IT. Každý z týmu byl odpovědný za určitou část IT, s nízkou mírou zastupitelnosti. Po zavedení outsourcingu je IT podporováno širokým týmem zaměstnanců poskytovatele přesně v tom okamžiku, kdy je potřeba. O garantovanou kvalitu a odbornost týmu se stará ve své režii poskytovatel.
  • Poskytovatel se širokými zkušenostmi z oblasti informačních technologií (metodika, procedury, dokumentace)
    Společnost Minerva má propracovanou metodiku, díky níž se rozvojové projekty a implementace stávají zpravidla úspěšnými, veškeré konzultace, změny a projekty jsou zdokumentovány, veškeré procesy jsou důkladně popsány a tato dokumentace v rutinním provozu slouží jako provozní uživatelské manuály.
  • Zajištěný rozvoj IS
    Outsourcingová smlouva pamatuje i na rozvoj informačního systému, kdy část rezervovaných služeb je věnována právě této oblasti. Za dobu trvání outsourcingového řešení proběhlo úspěšné sloučení IS dvou fúzujících společností se současným upgradem, další upgrade v roce 2011. Byly vytvořeny a implementovány výrobní a distribuční evidence pomocí čárových kódů ve všech výrobních lokalitách společnosti JITONA.
  • Garantovaná dostupnost IS
    Poskytovatel garantuje vysokou dostupnost IS, je motivován k urychlenému řešení problémů systémem malusů uplatňovaných tehdy, když dostupnost klesne pod smluvenou mez. K situaci, kdy by bylo nutno uplatnit sankci, prakticky za dobu trvání outsourcingového řešení nedošlo.

Outsourcing umožňuje JITONĚ zprůhlednit náklady na provoz informačního systému a nahradit jednorázové investice do IT technologií běžnými náklady.

V rámci čerpání služeb má JITONA přístup k široké základně odborníků na IT technologie, které jako podnik zaměřený na jiný obor podnikání nemůže sama zaměstnávat. Využívání konzultantů Minervy vede ke zprůhlednění podnikových procesů a k jejich průběžné optimalizaci při změnách vnějšího prostředí. Školení uživatelů vedou k lepšímu využívání informační podpory a tím i k větší efektivitě práce zaměstnanců Jitony.

Outsourcingová smlouva poskytuje JITONĚ garance finančních náhrad pro případ nefungování informačního systému, což při zajišťování provozu IS interními zdroji nebylo nijak kryto.

Outsourcingový vztah umožňuje JITONĚ přenést odpovědnost za provoz IS na Minervu a plně se soustředit na svůj obor podnikání v nábytkářském průmyslu.

 

Chcete zlepšit výkon a efektivitu i ve Vaší firmě?

K nastavení a správnému fungování webu využíváme soubory cookies. Prohlížením webu s jejich používáním souhlasíte. Více o cookies