Dnešní výrobní podniky jedou na plný výkon. Poptávka převyšuje nabídku, smlouvy se zákazníky často obsahují sankce za zpožděné dodávky nebo zpoždění způsobuje ztráty pozic na trhu a při tom výroba nemá žádné rezervní zdroje, které by bylo možné využít při poruše klíčových strojů. 

Implementace softwaru pro řízení údržby musí začít dobrou evidencí výrobních zařízení. Každé zařízení musí být očíslováno a pojmenováno a softwaremusí umožnit:

• členění zařízení do struktur,
• přiřazení zařízení k pracovišti kvůli načítání provedeného výkonu,
• přiřazení zařízení k nákladovému středisku kvůli automatickému účtování nákladů na údržbu a přikládání dokumentace.

Jedním z hlavních požadavků na software pro řízení údržby je zajištění efektivní preventivní údržby. Aby byl stroj „vždy připraven“, nečekáme na poruchu, ale předcházíme jí. Pro tento účel definujeme k jednotlivým zařízením sady servisních činností, které je potřeba ve správný okamžik provést. Software pak má za úkol je naplánovat. Běžným kritériem pro naplánování je nastavení časového intervalu k zařízení. To se využívá u subjektů, které stárnou v čase (budovy, výtahy, elektroinstalace). Nebylo by však efektivní aplikovat časové intervaly na stroje, které realizují v čase proměnlivý výkon. Tam k zařízení nastavujeme spíše výkonové parametry, jako např. vyrobený objem, motohodiny nebo počet cyklů. Ideální pak je, když je software pro řízení údržby modulem podnikového informačního systému, který eviduje odvádění práce na stroji. Automaticky totiž může využít tyto údaje pro odpočet provedeného výkonu z nastavení pro údržbu a plánovat prevenci. Na některých zařízeních se kombinují časové i výkonové parametry, a naplánování preventivní údržby provede software podle toho, který parametr je vyčerpán dříve.

Ještě vyšší úrovní údržby je predikce podle vývoje chování stroje. To vyžaduje instalaci měřících zařízení na stroj a software pro údržbu pomocí nich pravidelně zaznamenává např. vibrace, teploty apod. Pokud se monitorované údaje dostanou mimo vytyčené meze, je vygenerován požadavek na údržbu. U nových drahých strojů tento typ údržby stále častěji nabízí přímo výrobce stroje a za pravidelný poplatek monitoruje chování stroje vzdáleně a provádí údržbu bez vyzvání.

Přes veškerou péči se však nevyhneme poruchám a dobrý software pro údržbu musí podpořit i řízení operativní údržby. Opět je výhodou, když je údržba součástí podnikového informačního systému. Modul údržby podle priority požadavku upozorní pomocí e-mailu, SMS nebo zprávy systému na nutnost zásahu.

Realizace preventivní i operativní údržby může začít rozdělením práce vedoucím údržby mezi údržbáře a načasováním odstávky stroje s vazbou do plánování hlavní výroby. Údržbář využije kiosek u stroje pro nahlášení nástupu k údržbě/ opravě, hlášení spotřeby času případně pro výdej náhradních dílů. Realizace údržby může být zajištěna i externě – v softwaru je vystavena nákupní objednávka na údržbu. Mistr opravený stroj v softwaru převezme; u objednávané údržby následuje ve vazbě na objednávku a převzetí likvidace došlé faktury a modul údržby má díky těmto krokům k dispozici všechny údaje pro analýzy výkonů údržby a nákladů na stroje.

Náhradní díly pro údržbu lze pomocí softwaru nakupovat rovnou do spotřeby nebo lze zřídit sklady a vést běžnou skladovou evidenci. K náhradním dílům se pak obvykle nastavují meze objednání.

Lepší software dokonce umožňuje přiřazení náhradních dílů k postupům preventivních oprav a systém pak plánuje včasný nákup přímo pro plánované preventivní činnosti.

Efektivní evidence pohybů náhradních dílů a práce údržbářů jsou podporovány skenery, čárovými kódy či jinými mobilními zařízeními.

Reporting obvykle zahrnuje vyhodnocování nákladů na zařízení a skupiny zařízení v kategoriích: Hlášená práce, spotřeba materiálu a náhradních dílů a externí služba. Výkony údržby lze sledovat až na jednotlivé pracovníky. Samozřejmostí je analýza četnosti poruch.

Pokud je modul pro podporu údržby součástí podnikového informačního systému, je výhodou jednotné ovládání, snadná správa, a hlavně sdílení informací. Minerva poskytuje modul m.údržba, který je integrovanou součástí systému QAD.