Tvorba nabídky pro zákazníka je jako balancování na ostří nože. Nabídnete za svůj výrobek vysokou cenu a zákazník zvolí konkurenci. Nabídnete příliš nízkou cenu, získáte kontrakt a proděláte kalhoty, protože skutečné náklady na výrobek budou vyšší než domluvená prodejní cena.

 Firmy nabízející již existující výrobky ze svého portfolia, eventuálně s malými změnami struktury, mají svou pozici jednodušší. Jejich podnikový ERP systém je plný aktuálních informací o výrobku a umožní technologům nasimulovat změny ve struktuře a v technologii výroby a zkalkulovat náklady pro nabízenou variantu výrobku. Jednoduše vezme plánované náklady na materiál a vysčítá je po struktuře výrobku směrem vzhůru včetně plánovaných výtěžností a zmetkovitosti. K tomu přidá náklady na mzdy pronásobením přípravných a výrobních časů z operací v postupech plánovanými mzdovými sazbami nastavenými k pracovištím, případně přidá kooperace a různé typy režijních nákladů. Ty lepší podnikové systémy poskytnou i možnost simulace: „Kolik by to stálo, kdyby…“, tedy umožní různé varianty kalkulací nákladů s různě upravenými náklady v kalkulačním vzorci, s využitím alternativních postupů, materiálů apod.

Ale co firmy se zakázkovou výrobou, co firmy realizující nové a nové projekty?

Jednou z možností je jít stejnou cestou jako u opakovaných výrob. V podnikovém ERP systému najít podobný výrobek, pomocí změnového řízení jej přepracovat na výrobek poptávaný a spustit plánovou kalkulaci nákladů. Vezmeme-li však v úvahu, že úspěšnost nabídek se obvykle pohybuje kolem 10%, brzy zjistíme, že se nám podnikový systém plní hromadou technologických údajů o výrobcích, které jsme nikdy nevyráběli a ani je pravděpodobně vyrábět nebudeme. Navíc změnování v ERP systému vyžaduje mnoho povinných údajů pro možnost následného uvolnění do výroby, jejichž evidence celý proces komplikuje a zpomaluje. Existují tedy lepší cesty?

 V České republice a na Slovensku v historii vznikly specializované systémy pro tvorbu technologických dat o výrobcích. Pokud je použijeme ve fázi nabídkových kalkulací, zůstanou v nich data o nabízených výrobcích oddělena od ERP systému a jejich převod zrealizujeme pouze v případě, že nabídku vyhrajeme a výrobek bude skutečně vyráběn. Stále jde však o náročnou cestu, která vyžaduje většinou i souhru několika lidí ve firmě, například prodejce, konstruktéra, technologa, člověka z výroby, nákupčího, kalkulanta a to celý proces ještě více zpomaluje. Samozřejmě můžeme si pomoci elektronickým workflow a komunikaci mezi zmíněnými lidmi takto urychlit, ale neexistuje ještě lepší cesta?

 Digitalizace průmyslu se snaží v maximální míře využít grafická data, sdílet znalostní databáze, a vše potřebné generovat a počítat automaticky. Dostáváte od zákazníka výkresy nebo 3D modely poptávaných výrobků? Mohou vaši konstruktéři poskytnout grafické návrhy podobné poptávanému výrobku? Dnes již existují softwary, které dokáží sami podle grafiky výrobků navrhnout vhodné výrobní technologie. Obsahují knihovny strojů od různých výrobců, včetně soupisu pořizovacích nákladů a výrobních procesů s parametry. Tyto knihovny si můžete doplňovat o technologie dostupné ve vaší firmě a aktualizovat u nich náklady na odpisy. Softwary dokonce obsahují mzdové a režijní sazby k pracovištím rozdílné podle regionů. Když jim poskytneme grafické návrhy poptávaných výrobků, můžeme v nich simulovat různé způsoby výroby v různých regionech, zkoumat možnosti kooperace zvolených částí výroby a okamžitě vidět dopady do nákladů v simulovaných variantách.

Stejně je to i se vstupními materiály ve specializovaných kalkulačních softwarech. Najdeme zde knihovny materiálu včetně jejich vlastností a pořizovacích cen v různých regionech. I tyto knihovny můžeme sami doplňovat o materiály používané naší firmou a jejich ceny. Pak stačí využít kusovník výrobku nahraný spolu s jeho modelem nebo jej komfortně v daném softwaru vytvořit či upravit a spustit výpočet nákladů na materiál poptávaného výrobku.

Všimněte si, že nabídkové řízení už není jenom o zjištění nákladů na výrobek a tvorbě prodejní ceny, ale je to proces zkoumání různých variant výroby výrobků a hledání té nejvhodnější v našich interních podmínkách. Najednou dokáže téměř celou nabídku vytvořit jeden člověk a přitom je celý proces standardizován, umožňuje sdílení znalostí a zkušeností a usnadňuje i nahraditelnost daného člověka.

Aby takovýto speciální software dobře fungoval, je nutná integrace s podnikovým informačním systémem. Ten totiž obsahuje všechny výrobní technologie našeho podniku se mzdovými i režijními sazbami i všechny materiály s aktuálními nákupními ceníky. Tyto údaje lze automaticky nahrávat z ERP systému do softwaru pro tvorbu nabídek a aktualizovat a rozšiřovat datové knihovny v softwaru již obsažené.

Možnosti ovlivnit náklady na výrobek se liší podle jeho životní fáze. Zásadní vliv na výši nákladů mají rozhodnutí v počátečních krocích, kdy výrobek navrhujeme a rozhodujeme o technologii výroby

a použitých materiálech. Jakmile výrobu rozjedeme, možnosti optimalizace nákladů se snižují. Dnes se běžně setkáváme s metodou zvanou Cost Engineering. Začíná tlakem na dodavatelské ceny a pokračuje snahou porozumět byznysu dodavatelů a být tak v tlaku na cenu ještě efektivnější. Pokud rozšíříme tento proces o simulace různých variant výroby na různých technologiích v různých regionech v kombinaci s kooperacemi, dostáváme se k metodě zvané Perfect Costing.

Samozřejmostí jsou přehledné grafické výstupy pro zákazníky a vedení firmy. Nabídky lze tisknout v různé uživatelsky definovatelné struktuře, s obrázky a poutavou grafikou. V některých odvětvích totiž zákazník současně s poptávkou požaduje i dodržení definované struktury nabídky včetně rozklíčování nákladů. Nabídkové kalkulace lze posunout do analýz ziskovosti projektu včetně výsledovek a specifických vnitrovýkazů po projektech, výrobcích a zákaznících.