Vývoj nástrojů pro controlling ve výrobních firmách zaznamenal v posledních letech zásadní proměny, zejména díky postupné automatizaci a zavádění sofistikovaných technologií pro podporu rozhodování přímo do ERP systémů.

Přinášíme zde pohled na tři vývojové fáze, které jsme během našeho působení zaznamenali a realizovali:

• tradiční reporting bez specializovaných nástrojů,
• reporting s podporou BI,
• využití QAD Adaptive ERP pro controlling v reálném čase.

Tradiční reporting bez specializovaných nástrojů

Bez využívání specializovaných nástrojů pro podporu rozhodování bylo sbírání dat a reportování zajišťováno manuálně. Typickým nástrojem pro tvorbu reportů a jejich grafickou úpravu byl Microsoft Excel. Každé oddělení firmy muselo dodávat své reporty, které následně procházely ruční konsolidací. Přestože Excel poskytuje určitou míru flexibility při tvorbě tabulek a grafů, manuální způsob konsolidace dat vyžadoval značné úsilí a čas. Proto měly reporty měsíční frekvenci, což omezovalo jejich aktuálnost a pružnost v reakcích na změny.

Výhodou byla technologická jednoduchost, ale jeho náročnost na ruční práci, riziko nepřesností a dlouhý časový interval aktualizace dat činily tento systém nevhodným pro firmy s vyšší dynamikou nebo rozsáhlejšími datovými objemy.

Controlling se specializovaným Business Intelligence

S implementací BI se výrazně mění přístup ke sběru dat. Data jsou zpracovávána dávkově, typicky jednou denně, což přináší zrychlení v přísunu aktuálních informací a zároveň dochází k odstranění možných záměrných či náhodných zkreslení informací člověkem. Hlavním problémem tohoto modelu je náročnost jeho výstavby. Zkušený architekt musí nejprve identifikovat zdroje informací (nejčastěji  konkrétní databázové tabulky ERP systému), pak musí navrhnout datový sklad v BI systému a vybudovat datové pumpy, pomocí nichž probíhá transformace dat ze zdrojových struktur do datového skladu.

V praxi jsme viděli případy, kdy BI dodává třetí firma, dochází často k nepochopení zdrojových dat a výsledky prezentované BI systémem jsou pak zavádějící. Náklady na implementaci BI jsou značné, protože kromě ERP systému firmy musí pořídit i technologie BI, další serverový výkon a potřebují i mnoho člověkodní na služby k jeho zprovoznění.

Na rozdíl od Excelu však dochází ke konsolidaci dat automatizovaně v rámci BI platformy, která zajišťuje konzistentní zobrazení a širší analytické možnosti. Pokud však chceme controlling rozšířit o další prvky nebo stávající pozměnit, vyžaduje to čas minimálně v řádu dnů a další náklady.

Controlling integrovaný v ERP systému

Nejnovější přístup představuje QAD Adaptive ERP, kde data pro controlling nejsou dávkově přenášena do samostatného BI systému, ale jsou dostupná v reálném čase přímo v ERP QAD. Tato integrace umožňuje okamžitou práci s daty v rámci jediné platformy a výrazně zvyšuje rychlost přístupu k informacím.

Aby byla implementace co nejrychlejší, připravil autor systému přímo v QAD tabule pro podporu rozhodování napříč všemi podnikovými procesy. Hned po implementaci tak uživatelé vidí, co a jak světové firmy v jednotlivých procesech analyzují a navíc QAD zobrazuje v tabulích jejich data, takže mohou posoudit využitelnost nabízených ukazatelů. Pokud chce uživatel změnit nebo doplnit další ukazatel, nemusí hledat zdroje v databázových tabulkách systému a definovat složité datové pumpy. Jednoduše využije již existující QAD pohledy a reporty, kterým rozumí díky jejich využívání v každodenní praxi. Systém si pak sám na pozadí vytvoří optimální strukturu dat pro jejich rychlou vizualizaci a uživatel pouze volí způsob zobrazení potřebných informací.

Toto řešení je pružné a z hlediska pořízení levné. Všechny technologie, nástroje a licence jsou totiž přímou součástí instalace ERP systému QAD, takže není nutné nic dokupovat a informace můžeme poskytovat kterémukoli uživateli přímo v prostředí ERP systému – používání není omezené jen na vedení firmy. Změnování existujících tabulí a ukazatelů i tvorba nových jsou výrazně jednodušší. Běžně je umí provádět v průběhu implementace ERP systému náš konzultant nebo dokonce zákazník.

Vývoj controllingových systémů ukazuje postupné zvyšování efektivity a zrychlení přístupu k informacím. Zatímco tradiční model založený na měsíčních reportech v Excelu postupně umírá (ještě však existuje), využití BI přináší rychlejší aktualizaci dat a automatizaci, což ocení firmy s větší dynamikou. Nejmodernější přístup reprezentovaný podporou rozhodování v QAD Adaptive ERP je proto vhodný pro firmy, které hledají maximální efektivitu a zjednodušení operativy bez vícenákladů. Pro firmy, které chtějí modernizovat svůj controlling, je tedy zásadní zvážit své specifické požadavky a potenciál implementace QAD Adaptive ERP.