Celý život používáme různé nástroje a čas od času vyměníme staré za nové. Někdy proto, že starý nástroj přestal fungovat a opravit jej nelze nebo se to nevyplatí, jindy proto, že se na trhu objeví nová verze nástroje, která je o tolik lepší, že má smysl ji koupit a starý nástroj odložit. Stejné je to i s podnikovými informačními systémy, pouze je složitější implementace nového nástroje, protože s ní souvisí změny v podnikových procesech, transformace dat a zaučení mnoha desítek uživatelů.

Tento rozdíl může dosahovat různého stupně podle toho jaký systém máte nyní a na jaký budete přecházet.

Přechod na zcela jiný ERP

Nejsložitější proces je spojen s přechodem na jiný systém od jiného dodavatele. V takovém případě se mění opravdu vše a závisí na přizpůsobivosti vaší firmy, lidí a schopnostech nového systému a jeho dodavatele, zda se to povede a zda bude projekt hodnocen jako úspěšný. Více zde rozebírat nebudeme, protože tento článek se zaměřuje na upgrady systému.

Upgrade ERP systému s reimplementací podnikových procesů

Tento přístup volí firmy, které používají stávající podnikový systém již několik let (ideální perioda upgradu se pohybuje kolem pěti let) a přechod na novou verzi chtějí využít i pro přehodnocení fungování firmy, protože se změnilo podnikatelské prostředí, vyměnila se část zaměstnanců a firma potřebuje výraznější impuls pro sebezlepšování.

Proces obvykle začíná Studií upgradu, v níž konzultanti Minervy zanalyzují stávající stav, pojmenují příležitosti ke zlepšení, navrhnou cílový stav včetně využití nových technologií a funkcionality nové verze ERP a sepíší i potenciální přínosy projektu.

Proti přechodu na zcela jiný systém je upgrade s reimplementací jednodušší v transformaci dat a v rozsahu implementace podnikových procesů.

Struktura databáze ERP systému se napříč verzemi zásadně nemění, takže ji lze buď transformovat automaticky speciálními programy nebo data vyexportovat, vyčistit příp. změnit zvolené číselníky a pak je zpět naimportovat do nové databáze.

Rovněž podnikové procesy, které dosud fungovaly dobře, není nutné zásadně měnit, spíše se můžeme soustředit na nevyhovující procesy a oblasti, které jsme dosud v ERP neřešili. Nová verze podnikového systému totiž obsahuje i nové funkce a často i celé nové moduly.

Snahou je i eliminovat programové úpravy, které byly pro klienta při poslední implementaci vyvinuty. Dodavatel systému by měl mít k dispozici podrobné analýzy všech úprav, které pro vás vytvořil. Pak je stačí jednotlivě projít a zjistit, zda a jak intenzivně jsou využívány. Často se ukáže, že některé úpravy využívány nejsou, přestože si je uživatel kdysi vynutil. U jiných úprav již může v nové verzi systému existovat standardní řešení. V každém případě se část programových úprav převádět nemusí a zbydou úpravy, které jsou klientovou konkurenční výhodou. Ani tyto funkce nepřevádíme jedna ku jedné, ale transformujeme je do nových technologií. Cílem je nahradit původní intrusivní programování kódováním ve vrstvě low-code tak, aby příští převod do další verze systému byl co nejjednodušší s co nejnižšími náklady.

Takto tým Minervy upgradoval v letošním roce např. ERP systém dodavatele automobilového průmyslu Senior Flexonics Czech s.r.o. Výrazně zlepšení nastalo ve skenování materiálového toku (na mobilních terminálech se využívá zcela nový modul m.mt+ s grafickým uživatelským prostředím), v evidenci práce operátory (byl implementován modul m.mes+ s grafickým prostředím) a v procesu zavádění nových výrobků (byla zlepšena integrace s PDM/PLM).

Mechanický upgrade ERP systému

Pokud máte starou verzi ERP systému a potřebujete novou kvůli opětovnému získání podpory dodavatele nebo kvůli získání nových technologií, pak můžete využít mechanický upgrade. My jako dodavatel vám nainstalujeme poslední verzi ERP systému a pokud je to možné, transformujeme databázi ze staré do cílové verze s využitím příslušných programů (je zachována celá historie dat).

Problémem mohou být opět případné intrusivní programové úpravy. Pokud takové máte, je vhodné provést Studii upgradu a zaměřit se na jejich převod. Někteří klienti mají vlastní IT specialisty, kteří jsou schopni programové úpravy převádět. Již ve studii je tedy možná dělba práce mezi námi a klientem.

Například, firma TSE z Českých Budějovic dokázala při posledním upgradu velkou část programových úprav převést vlastními silami. Upgrade pak probíhá téměř celý v režii klienta a externí náklady na jeho provedení jsou minimální.

Upgrady budoucnosti

Pojďme si shrnout podnikatelské prostředí, které nás v nejbližší budoucnosti čeká:

• Podnikatelské prostředí se stále zrychluje – přežije ten rychlejší, nikoliv ten největší.
• Výrobní firmy budou na svých ERP systémech stále více závislé.
• ERP systémy musí být maximálně bezpečné a spolehlivé – hackerům se podařilo vyřadit z provozu jen v ČR za poslední rok několik desítek výrobních firem na několik měsíců.
• Nové technologie přinášejí zásadní konkurenční výhody.

Jak na to?

Doba, kdy jsme upgradovali jednou za 5 let je pryč. Výrobní firmy potřebují nové verze svých ERP systémů v kratších intervalech, nejlépe ročně. To však můžeme reálně zajistit jedině tehdy, když upgrady budou mechanické nebo dokonce automatické. Pokud se nám povede všechny specifické požadavky klientů vyřešit neintrusivními no-code/ low-code úpravami, bude možné přejít na novou verzi kliknutím na jediné tlačítko. Pokud bude systém provozován v cloudu, bude to ještě snazší.

Role Minervy pak nebude v řešení upgradů, ale můžeme průběžně s klíčovými uživateli klientů vylepšovat jejich podnikové procesy, proškolovat novinky, implementovat nové funkce a moduly, apod. Méně práce a nákladů přinese větší benefity.