Informační systém ve výrobní firmě je páteří řízení celého podniku. Od nákupu materiálu, přes plánování výroby a logistiku, až po expedici a finanční uzávěrku – všechny tyto procesy jsou na systému závislé. Spolehlivý provoz informačního systému proto přímo ovlivňuje výkonnost, kvalitu i konkurenceschopnost firmy. Na rozdíl od bankovních systémů, kde převládají dávkové procesy, které lze v případě problému zopakovat, v ERP systémech na sebe procesy navazují a narušení jednoho způsobuje závady v dalších. Hrozí dominový efekt a kolaps firmy.

Správa informačního systému ve výrobní firmě zahrnuje mnohem víc než pouhou technickou údržbu. Jde o komplexní činnost pokrývající infrastrukturu, aplikace, data, bezpečnost i uživatelskou podporu. Zatímco technická stránka zajišťuje dostupnost a stabilitu, správné řízení dat a procesů zaručuje, že informace mají pro uživatele skutečnou hodnotu a lze se na ně spolehnout při každodenním rozhodování.

Význam správy IS ve výrobním prostředí

Provozní realita výrobních podniků je specifická – systémy často fungují nepřetržitě, směnný provoz je standardem a výpadek, byť jen na několik minut, může způsobit zpoždění výroby, finanční ztráty a narušení dodavatelských vztahů. Z tohoto důvodu se správa informačního systému ve výrobní firmě zaměřuje především na prevenci, rychlou obnovu provozu a trvalou optimalizaci výkonu.

Pro zajištění spolehlivosti je důležitý důsledný monitoring všech klíčových komponent – od serverů a sítí po databáze a koncová zařízení. Administrátoři musí mít k dispozici nástroje pro sledování výkonu, logů a kapacit, aby mohli včas identifikovat hrozící problémy. Samozřejmostí je pravidelné zálohování a testování obnovy dat, protože riziko selhání hardwaru či lidské chyby nelze nikdy zcela vyloučit.

Technická a aplikační správa

Technická správa se zaměřuje na fyzickou a virtuální infrastrukturu systému – servery, databáze, sítě a koncová zařízení. Zahrnuje instalaci aktualizací, kontrolu antivirové ochrany, řízení přístupových práv a plánování kapacity. Správná konfigurace prostředí je zásadní zejména ve firmách, které využívají virtualizaci nebo cloudové služby, protože chybná nastavení mohou ovlivnit výkon i bezpečnost.

Aplikační správa se týká samotného ERP systému a dalších nadstavbových aplikací. Správci sledují chod jednotlivých modulů, řeší incidenty, testují nové verze a koordinují implementace změn. Schopný správce systému často koordinuje tým složený z klíčových uživatelů odpovědných za odborné oblasti, nebo dokonce celý tým řídí.

V prostředí výrobních podniků je časté, že ERP systém slouží jako centrální uzel, na který jsou napojeny další specializované systémy. Každý zásah do ERP, například změna datové struktury nebo úprava rozhraní, proto musí být pečlivě naplánován a otestován ve spolupráci s ostatními systémy, aby nedošlo k narušení výrobních nebo logistických procesů.

Rozhraní ERP na další podnikové systémy

Procesy výrobních firem jsou natolik složité, že je lze často řešit jen za cenu integrace více systémů v jeden celek. Kvalita rozhraní mezi systémy pak rozhoduje o plynulosti toku informací, a tudíž náročnosti při zpracování dat jednotlivými uživateli a také o pružnosti při budoucích upgradech na vyšší verze systémů. Zatímco dříve se rozhraní mezi systémy intruzivně programovala nebo se data předávala ve zvolených dávkách a strukturách přes adresáře, dnes převládají webové služby a REST API. Rozdíly jsou markantní: Dříve byly uživatelé svázáni procesními pravidly, pořadím zadávání informací a každé nedodržení znamenalo chyby a nutnost rovnání dat. Dnešní moderní rozhraní umožňují výměnu dat mezi systémy podobně, jako když spolu hovoří dva lidé: Dotaz – odpověď. Přesto zůstává integrace systémů úzkým místem implementace a rozvoje. Předpřipravená rozhraní totiž nebývají navzájem kompatibilní a vždy se musí alespoň jedna strana pružně přizpůsobit: Buď ERP nebo připojovaný třetí systém. Pokud si vyberete nepružný podnikový systém s nevstřícným dodavatelem, musí se v budoucnu přizpůsobit všechny napojované systémy. Pokud toho některé z nich nebudou schopny, jste nahraní … Pokud budete mít naopak přizpůsobivý ERP systém, můžete při výběru třetích systémů akcentovat jejich funkcionalitu, protože připojitelnost je dopředu vyřešena.

Které oblasti mohou vyžadovat specializované systémy?

Pokud jsou vaše výrobky technologicky složité, pomůže vám propojení podnikového systému s PDM/PLM/CAD systémy. Řeší zakládání artiklů, struktur výrobků, postupů, změnování, náhledy na výkresy apod. Firmy rovněž využívají specializované DMS pro řízení dokumentů.

A pak jsou tu systémy, které kvalitní ERP mají již v sobě, ale u těch horších musíte sáhnout ke třetím dodavatelům. Patří sem MES (Manufacturing Execution System) pro přímé zapojení operátorů a strojů, WMS (Warehouse Management System) pro optimalizaci skladování, QMS (Quality Management System) nebo LIMS (Laboratory Information Management System) pro řízení kvality a laboratorní zkoušky, CRM pro práci s potenciálním trhem, EDI pro automatickou komunikaci se systémy partnerů apod.

Každé rozhraní mezi systémy představuje potenciální riziko – jak z hlediska datové integrity, tak z pohledu bezpečnosti. Při využití ERP systému QAD, který dodáváme, je většina těchto oblastí pokryta jeho základní funkcionalitou. To nám umožňuje soustředit se na speciální oblasti.

Správa dat a bezpečnost

Ve výrobní firmě se pracuje s obrovským množstvím informací – kusovníky, technologickými postupy, výrobními zakázkami, časy operací, výkazy práce, měřením kvality i sledovatelností materiálu. Pokud tato data nejsou udržována v jednotné struktuře a s jasnými pravidly, jejich využitelnost dramaticky klesá.

Správci systému musí zajišťovat pravidla pro tvorbu a změny kmenových dat a řídit přístupová práva. Velmi pomáhá, pokud ERP systém obsahuje metriky pro hlídání kvality a úplnosti dat. Pak stačí při prvních signálech spustit analýzu chyb a jejich původců a jednoduše jim včas domluvit.

Bezpečnostní správa má za cíl chránit systém před interními i externími hrozbami. Výrobní podniky se stávají stále častějším cílem kybernetických útoků. Nejhorší z nich, s nímž jsem se setkal, vyřadil firmu na déle než celý měsíc. Proto je nezbytné mít nastavené víceúrovňové zabezpečení, pravidelné aktualizace, antivirovou ochranu, segmentaci sítí a školení uživatelů.

Uživatelská podpora

Podpora koncových uživatelů nerozhoduje jen o jejich efektivitě, ale i o tom, zda se jim jejich práce líbí. Prostředí v informačním systému na nás působí podobně jako prostředí na našem pracovišti. Ovlivňuje rychlost naší orientace v problému, rychlost zadávání a vyhledávání dat, rychlost řešení běžných i nestandardních situací apod.

Každý uživatel dnes řeší více procesů najednou. V systému mu mohou pomoci procesní mapy, které ukazují souvislosti a zároveň uživatele navigují do konkrétních obrazovek. Pomoci může i umělá inteligence – nejen při analýze dat, ale i při hledání odpovědí na otázky: Jak? Kde?

A když všechno selže, musí být v každé firmě dobře organizovaný servis první úrovně (klíčový uživatel), druhé úrovně (správce systému nebo IT oddělení) a třetí úrovně (dodavatel systému).

Proškolujete pravidelně své uživatele? Nabízí váš dodavatel IS standardní a individualizovaná školení?

Nepodceňujte je. Proškolení uživatelé vědí, co a jak dělat. Správa systému vám pak zabere méně času.

Strategický význam správy IS

Správa a provoz informačního systému nejsou pouze technickou disciplínou, ale i strategickým faktorem úspěchu firmy. Stabilní, dobře spravovaný systém vám umožní lépe reagovat na změny trhu, automatizovat a rozvíjet své procesy směrem k plné digitální továrně.