Každá firma dříve nebo později začne řešit otázku controllingu a business intelligence (BI), protože v dnešní době je efektivní řízení a plánování klíčové pro dosažení úspěchu a konkurenceschopnosti. Controlling se zaměřuje na finanční i provozní aspekty firmy, a BI poskytuje podklady pro analýzu dat, což oběma oblastem umožňuje vzájemnou synergii. V případě controllingu pak stojíme před otázkou, zda si pořídit specializovaný software, který je na trhu dostupný od celé řady dodavatelů, nebo zvolit vlastní cestu, která umožní přizpůsobit řešení specifickým potřebám firmy.

Vzhledem k velmi rychlému rozvoji IT technologií v oblasti BI v posledních letech, kdy se objevily stále pokročilejší nástroje pro sběr, analýzu a vizualizaci dat, se naše společnost rozhodla jít cestou vlastního řešení. Tento krok nám umožnil flexibilně reagovat na měnící se požadavky businessu a zajistit, že controlling bude co nejvíce přizpůsoben našim potřebám. Vlastní řešení znamená také to, že jsme schopni implementovat změny rychleji a s menšími náklady, než kdybychom spoléhali na externí dodavatele softwarových řešení.

Před pár lety jsme se ocitli před zásadní volbou – bylo potřeba vybrat nový ERP systém, který by odpovídal nejen našim aktuálním potřebám, ale byl by také dostatečně flexibilní do budoucna. V tomto okamžiku bylo velkou výhodou, že jsme už měli jasně definovanou strategii ohledně controllingu a BI. Tato připravenost nám umožnila specifikovat klíčové požadavky na nový ERP systém. Mezi hlavní požadavky patřilo:

• možnost přístupu do databáze ERP systému a ideálně dostupnost kvalitní dokumentace datových struktur, což by usnadnilo budoucí vývoj,
• ERP systém musí obsahovat dostatečné množství dat a poskytovat informace v takové formě, aby bylo možné na jejich základě vybudovat kvalitní controllingový a BI systém.

Nakonec padla volba na systém QAD, který tyto podmínky splňoval. Jednou z velkých výhod ERP QAD je jeho detailní dokumentace datových struktur a vazeb mezi entitami, což nám velmi usnadnilo vývoj vlastních analytických řešení. Kromě toho QAD umožňuje nahlížet do definic pohledů přímo v systému, což je neocenitelné při řešení složitějších požadavků na reporting. Tento přístup nám umožňuje získat lepší přehled o tom, jaká data máme k dispozici a jak je můžeme využít pro controlling a BI.

Pokud jde o samotná data, QAD jich sbírá opravdu velké množství, což nám umožňuje pokrýt prakticky všechny oblasti řízení firmy. Data zahrnují jak finanční, tak provozní aspekty, což je pro kvalitní controlling zásadní. Samozřejmě se může stát, že v některých případech narazíme na situaci, kdy potřebujeme data, která systém primárně nesbírá. Nicméně díky flexibilitě QAD není problém doplnit systém o nové datové zdroje nebo vytvořit potřebné programové úpravy.

Co se týče BI technologie, rozhodli jsme se pro datový ekosystém společnosti Microsoft a jako hlavní nástroj jsme zvolili Power BI. Tato volba se ukázala jako velmi správná, protože Power BI poskytuje robustní možnosti pro analýzu a vizualizaci dat, což nám umožňuje nejen sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), ale také hlouběji analyzovat provozní a finanční výkazy. Důležitou výhodou je možnost propojit finanční i nefinanční data do jednoho reportu a poskytnout tak managementu komplexní přehled o stavu firmy.

Díky kombinaci QAD a Power BI jsme schopni řešit všechny klíčové úkoly controllingu, jako jsou tvorba budgetů, forecastů, sledování výkonnosti jednotlivých středisek, kalkulace nákladů a jejich vyhodnocování, analýza spotřeby materiálů, sledování odchylek od plánů a norem a mnoho dalších. Naše oddělení controllingu tak může pružně reagovat na změny v businessu a poskytovat potřebná data v reálném čase.

Power BI pak není využíváno jen oddělením financí a controllingu, ale napříč celou firmou – např. oddělením obchodu, výroby, plánování, HR, kvality, bezpečnosti, logistiky, nákupu a technologie, a každé z těchto oddělení využívá systém k podpoře svých rozhodovacích procesů. BI reporty umožňují vedoucím pracovníkům lépe porozumět provozním trendům, identifikovat příležitosti pro zlepšení a činit odpovídající rozhodnutí, která jsou založena na reálných datech.

V konečném důsledku lze říci, že QAD nám poskytuje velmi kvalitní datový základ, který je plně propojen s našim BI systémem. Toto propojení umožňuje naší firmě nejen sledovat vývoj v reálném čase, ale také analyzovat historická data a plánovat budoucnost na základě spolehlivých informací. Tento přístup významně přispívá k rozvoji našeho controllingu a BI a posiluje naši schopnost rychle a efektivně reagovat na výzvy trhu.

Navíc QAD ani Power BI neusínají na vavřínech a oba produkty se nadále vyvíjejí. Například QAD plánuje do budoucna rozšíření funkcionalit v oblasti cloudu a Power BI se stal nově součástí širší platformy Microsoft Fabric, což otevírá nové možnosti v oblasti datového zpracování, analytiky a integrace s dalšími nástroji Microsoftu. Právě se chystáme prozkoumat, kam nás tato nová platforma může posunout dál, a těšíme se na možnosti, které přinese.