Podnikový informační systém (ERP) řídí všechny klíčové procesy podniku. Je v něm nastaveno, jak nabízet a prodávat zboží, plánovat výrobu a nákup, vyrábět, nakupovat, jak řídit náklady, změnovat výrobky, účtovat – zkrátka vše podstatné, co se ve firmě děje. Nastaveno však také znamená ukotveno a zafixováno. I to je správně – vždyť informační systém musí pomoci udržovat pořádek ve firmě. Ale podnikové procesy se časem mění. I informační technologie, a tudíž rychlost a komfort zpracování informací, se mění. Mezi potřebami podniku a nastavenými procesy v systému se začínají rozevírat nůžky. Rychlost rozevírání lze snížit, pokud máte ve firmě tým klíčových uživatelů a IT specialistů, kteří průběžně spolupracují s dodavatelem ERP systému a reagují na změny doškolováním uživatelů, aktualizací procesů a jejich nastavení v systému, případně doprogramováním podpory specialit. Přesto však zhruba po pěti letech nelze přehlížet, že by firma potřebovala výraznější impulz ve svém rozvoji v podobě nových informačních technologií, nových funkcí v systému a nových nápadů externích konzultantů, podobně jako tomu bylo při implementaci podnikového systému.

Pokud máte stabilního dodavatele a průběžně vyvíjený ERP systém s novými verzemi, nabízí se provedení upgradu na poslední verzi vašeho systému. Licence jsou zpravidla zdarma, takže stačí investovat do služeb dodavatele a přidat čas svých klíčových uživatelů. Jenže ouha. Pokud se chceme skutečně posunout dál, nestačí jen mechanicky přeinstalovat systém na novou verzi. Je potřeba analyzovat potřeby změn procesů, navrhnout nové nastavení a využití nových funkcí, proškolit uživatele, vyčistit data, atd. Pokud jsme v minulosti hodně investovali do specifických programových úprav nebo dokonce do vývoje nových modulů v systému, část z nich bude nutné převést do nové verze. A cena upgradu už není tak zanedbatelná, jak se mohlo zdát na začátku, ale jde o důležitý firemní projekt v daném roce. Vedení některých firem pak zaváhá a upgrade odloží. Jednou, dvakrát. Nůžky se rozevírají více a více. Uživatelé už nejsou se systémem spokojeni. Někde viděli nové verze konkurenčních systémů a srovnávají je se svým starým systémem. Neuvědomují si, že jejich jednání je stejně pochybné, jako kdyby srovnávali svou starou Škodu 120 s nejnovějším Fordem a klidně tvrdí svému vedení firmy, že Škodovka je špatná. A tak dochází k výběrovým řízením, narůstá čas zaměstnanců strávený mimo výrobní proces. V nejhorším případě se investují miliony do nového zcela jiného informačního systému. Zjišťuje se, že ani on neobsahuje specifickou funkcionalitu, znovu se programuje, implementuje a náklady rostou. Pokud za pár let znovu zanedbáme upgrade, celý smrtící cyklus ERP se bude opakovat.

Můžeme proti tomu něco dělat?

Dnešní svět je o neustálém zvyšování efektivity. Čím více a levněji dokážeme vyrobit, tím lépe! Už se ale objevují hlasy, že to není ta správná cesta. Ždímáme světové zdroje i sebe, ale k vyšší spokojenosti to již nevede. Můžeme však polevit a nezkrachovat?

Možnou cestou, která nemusí být v rozporu se zvyšováním efektivity, je zvyšování flexibility. Vyjít vstříc novým požadavkům zákazníka, zaměstnanců, partnerů, znamená zvýšit jejich spokojenost.

Moderní ERP systémy mají nyní k dispozici technologie, o jakých se nám ještě před pěti lety ani nesnilo. Je potřeba zvýšit frekvenci upgradů a nabídnout tak uživatelům vždy aktuální moderní prostředí. Jako jednu z brzd jsme identifikovali programové úpravy. Lze je nahradit standardním SW? Komplexní světový systém specializovaný na průmyslové odvětví zákazníka pokryje jeho potřeby výrazně více než menší lokální systém. Přesto však zbydou speciality, které firma cítí jako své konkurenční výhody, a tudíž si zaslouží podporu programovými úpravami. Abychom je mohli snadno převádět do vyšších verzí, vznikly „No-Code/ Low- Code“ technologie, jejichž cílem je generování nových funkcí a modulů bez tvrdého programování. Přečtěte si více o tomto trendu na dalších stránkách našich novin. Snadnost upgradů lze zvýšit také změnou architektury systému tak, aby se choval jako stavba z prefabrikovaných dílů: Jádra systému, jednotlivých modulů, uživatelského rozhraní, … Umožňuje to pak autorovi intenzivnější vývoj systému, protože může mít samostatné vývojové skupiny pro každou komponentu a zákazníkům to umožní dělat upgrade pouze konkrétních vybraných komponent. Líbí se vám nové funkce ve výrobě? Udělejte upgrade pouze modulu výroba! Projekt bude menší, rychlejší, levnější a efekty budou vyšší.

Dalším cílem je umožnit uživatelům práci v podnikovém systému kdykoli, kdekoli a na čemkoli. V kanceláři u stolu chceme využít velké monitory svých PC nebo notebooků, doma nebo ve výrobní hale chodíme s tablety, skladníci skenují skladové pohyby specializovanými RF terminály, na cestách máme mobilní telefony, … Každé zařízení má jiné rozlišení a pohybujeme se s ním v různých sítích včetně otevřeného internetu. Již dříve jsme měli k dispozici doplňkové aplikace k ERP systému, které nabízely možnost spuštění vybraných funkcí na mobilních zařízeních. Správa a vývoj takových aplikací paralelně s vývojem systému jsou však velmi náročné. Proto přistoupili někteří autoři ERP systémů k masivnímu přeprogramování svých aplikací do nových technologií a architektur. „Mít jeden programový kód, který si sám osahá koncové zařízení, sám se přeformátuje do potřebného rozlišení; spustí se na jakémkoli operačním systému, pouze v internetovém prohlížeči; sám sebe zabezpečí proti narušení hackery bez nutnosti dalších SW“. To je cesta do budoucnosti, o kterou se nyní snaží přední vývojáři ERP.

Ruku v ruce s dostupností a nezávislostí SW jde další trend: Zjednodušování. Pokud chceme stejný proces zvládnout i na podstatně menších mobilních zařízeních, než jsou PC monitory a notebooky, nemůžeme jej dělat stejným způsobem. A nestačí jen změnit ovládání směrem k využití dotyků a rolování prsty. Je potřeba se zamyslet zcela znovu nad cíli procesu a možnými cestami a často celý proces přeprogramovat. Proč ne, vždyť všechny změny, o kterých tady mluvíme, stejně znamenají tak zásadní zásahy do systému, že můžeme zabít mnoho much jednou ranou.

A jdeme dál. Podnikové aplikace jsou stále více naplněné daty. Stávajícími nástroji se daří data přetavit na informace, které slouží pro podporu rozhodování na všech úrovních. Uživatelé vyhodnotí situaci a rozhodnutí velmi často realizují dalšími záznamy do ERP systému. Nyní se však zvyšuje vnitřní inteligence systému. Přibývají snadné možnosti nastavení pravidel: „Když se stane toto, udělej tamto.“ Rozhodnutí a jejich realizace přechází z uživatele na systém. Představte si, že jste např. skladník. Přijímáte skenem nakoupený materiál na sklad, ale systém pohledem do výroby vyhodnotí, že právě teď je tento materiál potřeba na pracovišti X a jednoduše vás tam přesměruje. Manipulace s daným materiálem byla snížena na polovinu! A takové příležitosti lze najít v mnoha podnikových procesech. Tento trend se nazývá „Řízení událostmi“ a budeme se s ním setkávat stále častěji.

Americká firma QAD letos uvolňuje novou verzi svého podnikového systému EE2018, která toto všechno obsahuje.