Expanze už zdaleka není jen doménou nadnárodních korporací. Stále častěji se setkáváme i s relativně malými českými firmami, které rostou a hledají podporu v podnikovém informačním systému.

Podmínkami růstu je zvyšování tržeb a schopnost vyrobit dostatečné množství výrobků k uspokojení zákaznické poptávky. Tyto dvě oblasti jsou vedle zvyšování efektivity firmy také zásadní příležitostí pro podporu informačním systémem.

Jak zvýšit tržby firmy?

Samozřejmě získáním nových zákazníků a nových zákaznických regionů.

Nejjednodušší a nejlevnější cestou je otevření elektronického prodejního kanálu v Internetu s názvem B2B (Business to Business) nebo B2C (Business to Customer). Stačí si ve vašem informačním systému zaškrtnout, které výrobky chcete prodávat v jakých regionech, doplnit jazykové překlady názvů a popisu výrobků, nastavit prodejní ceníky, přidat obrázky a systém se postará o ostatní. Je-li zákazníkem distribuční partner, označujeme internetový portál zkratkou B2B, jsou-li to koncoví zákazníci, je to B2C. Zákazník vidí v portále vaši nabídku, výběrem si objednává a ve vašem systému se objevují prodejní objednávky, na které standardními procesy reagujete plánováním, expedicí a fakturací. Pokud se rozhodnete otevřít obchodní pobočky, musíte určit, zda budou zprostředkovávat prodej nebo zda budou mít vlastní sklady výrobků či dokonce přidávat výrobkům nějakou hodnotu formou balení, instalace apod. Ve vašem informačním systému pak nastavíte jejich podporu. Budou-li v tuzemsku, stačí použít pro jejich definici samostatná účetní střediska, abyste mohli sledovat jejich hospodaření. Pokud však budou v zahraničí, musíte je definovat jako samostatné společnosti, v systému využít různé nastavení základních měn, účetních osnov a legislativy. Pro stejné výrobky uplatníte nastavení různých prodejních ceníků pro regiony a zákazníky, různé plánovací parametry pro eventuální řízení zásob v jednotlivých pobočkách a také musíte řídit přeprodej výrobků. Aby nevzrostla pracnost s obchodními procesy, musí v případě přeprodeje systém z prodejní objednávky na pobočce automaticky vytvořit nákupní objednávku vůči vaší výrobní firmě, tu přetransformovat do prodejní objednávky vaší firmy vůči pobočce a zaplánovat. Expedice k zákazníkovi pak může jít fyzicky nebo jen fiktivně přes vaši pobočku. Váš dodací list se musí objevit na pobočce jako příjemka a z pobočky musí odejít jako dodací list k zákazníkovi. Stejně tak i faktura. Pokud vše řešíte v jediném systému s centrální databází, lze tyto procesy zcela automatizovat a lidé na pobočce se mohou věnovat jen prodeji, podpora automatizace se nazývá EMT (Enterprise Material Transfer). Můžete dokonce z centrály vést pobočce i účetnictví. Pokud však váš systém nemá dostatečně vyvinuté funkce pro pobočkové firmy nebo používáte na pobočce jiný SW, lze si pomoci jen částečně – díky EDI elektronické komunikaci mezi systémy. EDI umí automatizovat komunikaci mezi SW různých firem. Zasílá a přijímá tzv. EDI zprávy, kterými jsou objednávky, balicí listy, faktury apod. Jeden systém zprávu odesílá a druhý ji přijímá a umisťuje do funkcí příslušného podnikového procesu ke zpracování.

Jak zvýšit výrobu?

Prvním krokem by měla být snaha hledat rezervy v existujících zdrojích, tedy zvyšovat efektivitu firmy. Výrobu lze navýšit bez rozšiřování výrobních kapacit zlepšením plánování. Lepší využití MRPII plánování (Material Resource Planning) nebo aplikace nadstavby ve formě APS plánování do omezených kapacit (Advanced Planning System) otevírá často až dvacetiprocentní možnosti růstu. Nutno však podotknout, že lepší plánování vyžaduje také přesnější evidence ve výrobě a nákupu. Systém musí perfektně a bez zpoždění evidovat všechny skladové pohyby a průběh výrobních operací (alespoň dokončené množství). To zase směřuje k automatizaci sběru informací formou čteček čárových kódů, RFID bran a ke komunikaci informačního systému se stroji. Dnes už si jen těžko dokážeme představit, že bychom všechny informace o materiálovém toku evidovali na papíry a pak do systému přes klávesnici. Příjmy z nákupních objednávek provádějí skladníci hned při manipulaci se zásobami na RF terminálu, nevyhovující dodavatelské etikety přelepují interními etiketami s čárovými kódy vytištěnými systémem dle zadaných informací. Uvolnění ze vstupní kontroly, zaskladnění do cílových lokací jednoduše skenují RF terminály. Vychystání materiálu a polotovarů dělají opět na RF terminálech podle zobrazených seznamů vycházejících z plánu výroby. Hlášení práce skenují operátoři na PC kioscích u strojů nebo jen doplňují informace načtené systémem ze stroje. Příjmy na mezisklady a sklady hotových výrobků se opět jednoduše skenují podle etiket, které systém vytiskl při hlášení výroby. Balení do kontejnerů, mixování zásob na palety, expedici, vše řeší skladníci skenováním dle pokynů informačního systému.

Člověk se musí usmívat, když slyší nářky některých lékařů, že na stará kolena přece nebudou psát diagnózy a recepty do systému, že je to pro ně složité, nic jim to nepřináší a už se to nechtějí učit. Vždyť dnes chceme informační gramotnost po každém skladníkovi a výrobním dělníkovi. A bez rozdílu věku!

Co dělat, když je výkonnost firmy na horní hranici a poptávku po výrobcích stále nestačíme pokrýt? 

Pak nezbývá než rozšířit výrobní zdroje. Pro začátek můžeme začít kooperacemi. Stačí vyhledat menší výrobce s vhodnými zdroji a nechat si od nich realizovat část operací. Ale pozor! Průběžná doba výroby výrobku se prodlužuje o dopravní a manipulační časy a náklady mohou vzrůst. Informační systém musí dokázat kooperace plánovat a následně evidovat. Tzn. objednat kooperaci, vytisknout průvodní dokumentaci a štítky, evidovat přesuny do kooperace a příjmy z kooperace a následně likvidovat došlé faktury a vše vyhodnotit. Pro evidence kooperací je důležité, zda jde o první operaci v postupu, prostřední operaci nebo poslední operaci. Podle toho se totiž liší výdeje na pracovní příkazy, hlášení práce – kooperace, posunutí přijatého množství do fronty na další operaci nebo rovnou příjem z pracovního příkazu na sklad.

Investičně náročnější je dokoupení strojů, výrobních linek a technologií. Naopak jednodušší je to v informačním systému, neboť stačí doplnit nové zdroje, pracovní postupy a procesy pro plánování a řízení výroby budou pracovat beze změny.

Nejnáročnější je pak akvizice cizího podniku nebo stavba nového zpravidla odloučeného závodu v lokalitě, kde je ještě dostatek pracovních sil. A to je také nejsložitější případ pro váš informační systém. Musí totiž umět definovat takový závod jako samostatnou lokalitu, která bude umět využívat stejné číselníky artiklů, kusovníky, postupy, alternativní kusovníky

a postupy, ale poptávku, naplnění zásobami a rozpracovaností a materiál na cestě musí sledovat odděleně, protože jsou pro plán dostupné pouze v rámci dané lokality. Eventuální převoz ze závodu do závodu vyžaduje časy nad rámec pracovních postupů, dopravu nad rámec vnitrozávodové dopravy, dokumentaci nad rámec výrobních průvodek a také náklady navíc. Plánování tedy informační systém provádí nejprve izolovaně za jednotlivé závody, potom zkoumá, zda není předdefinována redistribuce mezi závody a případně ji naplánuje včetně mezizávodové přepravy a časových posunů v požadavcích. Pak znovu aktualizuje plány výroby a nákupu v závodech, tentokrát navýšené o mezizávodové požadavky. Nutností je evidence balení, nakládky, tisk průvodní dokumentace, příjmy z dopravy rychlým skenováním paletových etiket apod.

Jakmile máte více závodů, dostaví se úvahy o způsobu ekonomického řízení firmy. Budou závody jenom divizemi jednoho podniku nebo je povýšíme na samostatné podniky? I na tyto požadavky musí být informační systém připraven. Závody obvykle definujeme jako divize a systém sleduje jejich hospodaření. Pokud však přistoupíme k jejich „osamostatnění“, musíme je umět v systému definovat jako entity – právní subjekty s výkaznictvím dle legislativních požadavků. Mezizávodové přesuny se musí změnit na plnohodnotný přeprodej zboží s expedicí a fakturací. Hrozící nárůst pracnosti musí systém umět eliminovat generováním příslušných dokumentů a jejich převodem a transformací mezi podniky (nákupní objednávka – prodejní objednávka, faktura vydaná – faktura přijatá). Informační systém by pak měl podpořit i konsolidovanou závěrku pro majitele, tedy vyčlenit mezipodnikové výkony a případně zohlednit procento vlastnictví. Pokud jde o podnik mimo Českou republiku nebo dokonce mimo EÚ, musí ještě systém řešit různé legislativy, měny, DPH, Intrastat, odvody, komunikační soubory s bankami a státními úřady, zkrátka je toho hodně. Ale dokážete si představit, kolik by to dalo práce, kdyby vám s tím váš informační systém nepomohl?